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# Workflows und Automatisierung gestalten

Als Admin gestaltest du Workflows, damit ReplyX Vorgänge Schritt für Schritt bearbeitet und einfache Standardfälle automatisieren kann.

## Bevor du startest

Du brauchst eine ReplyExperience und ein klares Bild des fachlichen Ablaufs: Welche Prüfung steht zuerst an, welche Aufgaben erledigt ein Agent, und wann darf ReplyX automatisch antworten?

## Workflow strukturieren

Ein Workflow besteht aus Schritten als fachlichen Phasen und Aufgaben als konkreten Tätigkeiten. Typische Schritte sind:

* Klassifikation prüfen
* Sachverhalt bearbeiten
* Kundenantwort erstellen

Das Beispiel zeigt einen Reklamationsprozess mit mehreren Schritten und konkreten Aufgaben je Schritt.

![Workflow mit Schritten und Aufgaben](https://875369800-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FWF28ykq7VpKkIK20Ysvv%2Fuploads%2Fgit-blob-6dc20aa8ae73cceca39c3216fad953e99293ffd6%2Freplyx-workflow-example.png?alt=media)

## Aufgaben definieren

ReplyX unterstützt insbesondere:

* `Manuelle Aufgabe` mit Arbeitsanweisung
* `Antwort senden` mit Prompt-Konfiguration
* `Integration aufrufen`, derzeit zum Beispiel für die Bestell-Identifikation über Shopify

Nutze manuelle Aufgaben für fachliche Prüfungen, automatische Antworten nur für klar begrenzte Standardfälle und Integrationsaufrufe dort, wo der Workflow externen Kontext braucht.

## Bedingungen und Alternativen einsetzen

Aufgaben prüfen Absender, Empfänger, Betreff oder Nachrichtentext. Mit Alternativen lassen sich Sonderfälle abbilden, ohne den gesamten Workflow zu duplizieren.

Weiterführend:

* [Smart Conditions gestalten](/how-to/admins/smart-conditions.md)

## Antwort-Generierung konfigurieren

In den organisationsweiten Einstellungen definierst du, wie ReplyX KI-Antworten formulieren soll. Der zentrale Prompt beeinflusst:

* manuelle Antwortvorschläge
* automatische Antworten aus Workflows
* sprachliche und strukturelle Konsistenz über mehrere Prozesse hinweg

Der Prompt in den Einstellungen gibt ReplyX eine wiederverwendbare Struktur für Antworten vor.

![Einstellungen für die Antwort-Generierung](https://875369800-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FWF28ykq7VpKkIK20Ysvv%2Fuploads%2Fgit-blob-ccd389e7f0cdd582bd692238577f7e2f0ddb61ea%2Freplyx-answer-generation-settings.png?alt=media)

## Best Practices

* feste Antwortstruktur definieren
* fachliche Arbeitshinweise in Aufgaben klar formulieren
* Bedingungen nur dort einsetzen, wo sie echten Mehrwert bringen
* Prompt-Änderungen nach Einführung neuer ReplyExperiences beobachten

## Verwandte Themen

* [Smart Conditions gestalten](/how-to/admins/smart-conditions.md)
* [ReplyExperiences anlegen und pflegen](/how-to/admins/reply-experiences.md)


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# Agent Instructions
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